Traiter la paie en TPE/PME

Objectifs :

La mission du professionnel chargé de traiter la paie en TPE-PME consiste à préparer, établir, contrôler et sécuriser la rémunération des salariés, ainsi que les déclarations sociales et fiscales associées, dans le respect des obligations légales, conventionnelles et réglementaires en vigueur.

Il assure une veille sociale, légale et technique, afin d’identifier et d’intégrer les évolutions impactant le traitement de la paie, et d’adapter le paramétrage des outils et logiciels utilisés en fonction des spécificités de la structure (effectifs, statuts, conventions collectives).

Il collecte, traite et contrôle les données individuelles et variables de paie, en garantissant leur fiabilité, leur traçabilité et la confidentialité des informations, puis établit des bulletins de paie exacts et conformes.

Il réalise et transmet les déclarations sociales et fiscales obligatoires, dans le respect des délais et des exigences des organismes concernés, et assure la communication avec les salariés et les administrations, en apportant des réponses claires, argumentées et sécurisées.

Il contribue ainsi à la conformité sociale de l’entreprise, à la fiabilité des processus de paie et à la qualité de la relation avec les salariés et les organismes sociaux.

Activités exercées :

Traiter la paie en TPE-PME recouvre les activités suivantes :

• Préparation de la paie et des déclarations sociales et fiscales
• Traitement, enregistrement et contrôle de la paie
• Traitement, enregistrement et contrôle des déclarations sociales et fiscales

Compétences visées :

Le bénéficiaire sera amené à valider les compétences suivantes :

• Identifier les évolutions légales, conventionnelles et techniques (notamment numériques) cadrant le traitement de la paie et des déclarations sociales et fiscales
• Collecter les données individuelles nécessaires à l’établissement de la paie (temps de travail, absences, congés, primes, fin de contrat…) selon la procédure existante ou à mettre en place
• Saisir ou importer les éléments fixes et variables de la paie dans un logiciel dédié
• Vérifier l’exactitude des bulletins de paie (calculs de salaires, cotisations, net à payer, mentions obligatoires)
• Transmettre les bulletins de paie aux salariés dans les délais légaux ou contractuels et dans le respect de la confidentialité, ainsi que des besoins d’accessibilité
• Établir les déclarations sociales et fiscales obligatoires (DSN mensuelle, taxes sur les salaires, etc.) à partir des données de paie validées
• Assurer la communication avec les organismes publics concernés, notamment en cas de contrôle

Réalisation de la veille sociale, légale et technique :

• Utilisation des sources d’information fiables (presse spécialisée, URSSAF, CNAV, conventions collectives…)
• Identification des évolutions impactant la paie
• Utilisation d’outils de veille, y compris l’IA
• Mise à jour du paramétrage des outils de paie selon la structure (statuts, effectifs, CCN)

Collecte des données individuelles de paie :

• Rassemblement des données nécessaires : heures, congés, absences, primes, événements de contrat…
• Collecte et organisation des flux d’information (logiciel RH, Excel, papier)
• Sécurisation de la confidentialité et de la traçabilité des données
• Adaptation au contexte dématérialisé ou à distance

Saisie, calcul et édition des bulletins :

• Prise en main d’un outil de gestion informatique dédié (paramétrage, import, saisie manuelle)
• Intégration des éléments variables et fixes
• Calcul automatiquement des salaires, cotisations, charges et prélèvement à la source
• Vérification des résultats et édition des bulletins

Contrôle de la conformité des bulletins :

• Relecture manuelle ou via alertes logicielles
• Vérifications des mentions obligatoires, les écarts, les anomalies
• Identification des sources d’erreur (données, paramétrage, incohérence RH)
• Correction et validation dans les délais

Transmission des bulletins de salaire :

• Les modalités de transmission : portail RH, remise papier, email sécurisé
• L’accessibilité des documents pour tous, y compris salariés en situation de handicap
• Réponses aux questions sur le net à payer, prélèvements, primes…
• Confidentialité dans la relation avec le salarié

Les déclarations sociales et fiscales :

• Établissement et réalisation de la télétransmission des DSN, taxes sur les salaires…
• Vérification des montants, des cotisations, des effectifs
• Présentation des plateformes (Net-entreprises, DSN-info)
• Respect des délais de dépôt et de paiement

Communication avec les organismes sociaux :

• Rédaction des courriers et des notes : contrôle URSSAF, régularisation, demandes diverses
• Apport de réponses argumentées
• Production des documents de synthèse à la demande (tableaux, bulletins, DSN…)
• Dialogue avec les administrations